Politique de confidentialité

1. Qui est responsable

Solutions BatiCore Inc. (« BatiCore »), Saint-Basile-le-Grand, Québec, Canada, est responsable des renseignements personnels de ses propres clients : les personnes qui ouvrent et utilisent un compte. Pour les renseignements que nos clients versent dans BatiCore au sujet de leurs clients, de leurs employés et de leurs sous-traitants, c'est l'entreprise cliente qui en est responsable ; BatiCore les traite pour son compte (voir la section 4). Responsable de la protection des renseignements personnels : Cliford Saint-Natus, fondateur — privacy@baticore.ca

2. Renseignements collectés

BatiCore collecte les renseignements suivants :

• Données de compte : nom, adresse courriel, mot de passe (haché bcrypt), numéro de licence RBQ
• Données d'entreprise : raison sociale, adresse, numéros TPS/TVQ, NEQ
• Données clients : coordonnées (nom, courriel, téléphone, adresse, ville)
• Données de soumissions : descriptions de travaux, montants, signatures électroniques (empreintes SHA-256 du document et de la signature, tracé dessiné, adresse IP, navigateur, date et heure)
• Données CCQ / chantiers : numéros CCQ des travailleurs, heures normales et supplémentaires, rapports journaliers ; au pointage sur le téléphone, la distance entre l'appareil et le chantier, ou le seul fait d'être à plus de 350 m — la position de l'appareil sert à ce calcul et n'est pas conservée ; aucune position pour l'employé qui a refusé la géolocalisation ni pour les heures inscrites par une autre personne
• Données CNESST : rapports d'incidents (quasi-accidents, accidents — incluant photos et description des actions correctives)
• Données RH : nom, matricule, rôle, coordonnées (adresse, téléphones, courriel), photo, date de naissance, dates d'embauche et de départ, contacts d'urgence, conditions médicales et consignes en cas d'urgence (facultatives, visibles seulement des rôles autorisés), feuilles de temps et absences, notes au dossier, calculs de paie, avis de saisie de salaire reçus par l'employeur ; NAS et coordonnées bancaires (dépôt direct) — chiffrés, masqués à l'écran et réservés aux rôles Propriétaire, Administrateur et Finance
• Données des sous-traitants : nom de l'entreprise, personne-ressource, coordonnées, numéros de licence RBQ, NEQ et d'entreprise ; NAS d'un travailleur autonome, saisi par l'entrepreneur pour le feuillet T5018 (chiffré) ; contrats, offres, factures, versements, retenues et quittances ; documents déposés dans l'espace sous-traitant (voir la section 5)
• Liens des portails : liens personnels envoyés aux clients, aux sous-traitants et aux employés (formulaire « Vos coordonnées ») ; l'adresse courriel à laquelle chacun a été envoyé et, selon le portail, la date de la dernière visite
• Données des visiteurs du site : nom, courriel et — s’ils sont fournis — entreprise et numéro de téléphone transmis par le formulaire de contact, pour répondre à la demande
• Données techniques : adresses IP, journaux d'accès et d'audit, navigateur (User-Agent)

3. Finalités du traitement

• Fourniture du service BatiCore (gestion de soumissions, chantiers, conformité)
• Facturation et gestion des abonnements (via Stripe)
• Envoi de communications transactionnelles (via Resend)
• Amélioration du service et prévention des fraudes
• Respect des obligations légales québécoises (Loi 25, RBQ, CNESST)

4. Propriété de vos données et rôle de BatiCore

Vous demeurez propriétaire de toutes les données que vous et vos équipes téléversez dans BatiCore (clients, soumissions, chantiers, documents). BatiCore ne revendique aucun droit de propriété sur vos données d'affaires ni sur le contenu concernant vos clients.

Pour les renseignements que vous saisissez au sujet de vos clients, de vos employés et de vos sous-traitants — et pour ceux que vos sous-traitants déposent dans leur espace —, vous en êtes responsable et BatiCore agit comme votre mandataire, dans le cadre d'un contrat de service : nous ne les traitons que pour vous fournir le service, selon vos instructions, jamais pour notre propre compte. Nos engagements sont écrits à l'annexe A de nos conditions d'utilisation.

• Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos renseignements personnels à des tiers — jamais.
• Nous n'utilisons pas vos données d'affaires ni celles de vos clients à des fins publicitaires ou de profilage marketing.
• Ce que nous transmettons à l'IA (Anthropic) se limite à la fonction que vous utilisez (voir la section 6). Anthropic ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles.
• Vous pouvez exporter vos données (portabilité) et fermer votre compte en tout temps ; vos renseignements personnels sont alors anonymisés 30 jours après la fin de l'abonnement.

6. Fournisseurs de services et transferts

L'hébergement de BatiCore — application, API, base de données et fichiers — est assuré par OVHcloud dans son centre de données de Beauharnois, au Québec : vos données sont stockées au Québec et ne font pas l'objet d'un transfert hors du Québec pour l'hébergement. Une copie de sauvegarde quotidienne, chiffrée avant son envoi, est conservée à Montréal (Amazon Web Services, région ca-central-1). Certains renseignements sont toutefois transmis à des fournisseurs de services situés hors du Québec — aux États-Unis surtout, et en Allemagne pour le géocodage (voir le tableau ci-dessous), conformément à l'article 17 de la Loi 25. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est en cours ou complétée pour ces transferts afin de garantir un niveau de protection adéquat. Chaque fournisseur est lié par contrat à des obligations de confidentialité : il ne peut utiliser vos renseignements que pour fournir le service à BatiCore, jamais pour ses propres fins ni son marketing. Cas à part : si vous connectez votre compte QuickBooks Online, Intuit reçoit vos pièces comptables en tant que VOTRE fournisseur, selon votre contrat avec lui. C'est vous qui déclenchez cet envoi, et vous pouvez le couper à tout moment (Paramètres → Intégrations). Même chose pour le paiement en ligne de vos factures, si vous l'activez : vos clients paient sur VOTRE propre compte Stripe, et l'argent vous est versé directement — BatiCore ne le reçoit ni ne le détient jamais.

7. Conservation des données

• Données de compte et d'entreprise : pendant l'abonnement. À la fermeture du compte, les renseignements personnels sont anonymisés 30 jours après la fin de l'abonnement ; les montants des pièces comptables (factures, paie) restent, sans nom ni coordonnées.
• Soumissions signées et preuves de signature : conservées tant que le compte existe ; à sa fermeture, ce qui identifie le signataire est effacé avec le reste.
• Registres de paie de vos employés : 6 ans après la fin de l'année d'imposition qu'ils visent (obligation fiscale de l'employeur), puis anonymisés automatiquement, sauf dossier marqué « en vérification ». Coordonnées bancaires d'un employé parti : effacées 12 mois après sa dernière paie, sauf dossier marqué « en vérification ».
• Données CCQ (présences, heures) : conservées avec les registres de paie (6 ans après la fin de l’année d’imposition).
• Documents des sous-traitants : 6 ans après la fin de l'année du dernier paiement fait au sous-traitant, puis détruits ou anonymisés, sauf ceux pour lesquels l'entrepreneur a activé la conservation pour litige (voir la section 5).
• Rapports d'incidents CNESST : 5 ans
• Contenus envoyés à l'IA (Anthropic) : effacés par Anthropic dans les 30 jours, sauf obligation légale ou enquête sur un usage abusif.
• Liens des portails : supprimés après leur expiration ou leur révocation, au terme du délai fixé par l'entreprise (90 jours par défaut, de 7 à 365 jours).
• Journaux d'accès techniques : 12 mois ; journal d'audit des actions sensibles : conservé avec les données concernées (jusqu'à 7 ans pour les opérations à portée fiscale ou légale)

8. Vos droits (Loi 25)

Conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès à vos renseignements personnels
• Droit de rectification
• Droit à l'effacement (en fermant votre compte dans Paramètres → Plan & facturation, ou sur demande à privacy@ ; anonymisation des renseignements personnels du compte 30 jours après la fin de l'abonnement). Ce droit peut être limité par d'autres obligations légales de conservation — notamment les pièces justificatives fiscales et de paie, ainsi que les contrats et signatures électroniques conservés comme preuve légale.
• Droit à la portabilité de vos renseignements (export complet en libre-service : Paramètres → Plan & facturation, ou sur demande)
• Droit de retirer votre consentement en tout temps

Pour exercer vos droits : privacy@baticore.ca

9. Sécurité

• Chiffrement TLS en transit (HTTPS)
• Mots de passe hachés avec bcrypt (coût 12)
• Secrets MFA chiffrés avec AES-256
• Tokens JWT stockés en cookies httpOnly + SameSite=Strict (non accessibles via JavaScript)
• Contrôle d'accès RBAC multi-locataire à 7 rôles (OWNER, ADMIN, MANAGER_COMMERCIAL, FINANCE, ESTIMATEUR, CHEF_CHANTIER, OUVRIER) avec isolation par tenantId
• Signatures électroniques : double empreinte SHA-256 (le document et la signature)
• En-têtes de sécurité OWASP via Helmet (CSP, HSTS, X-Frame-Options)
• Journaux d'audit pour toutes les actions sensibles
• Sauvegardes quotidiennes chiffrées (AES-256) avant leur envoi, conservées hors site à Montréal

10. Notification des incidents de confidentialité

Si un incident de confidentialité (accès, utilisation ou communication non autorisés, perte ou toute autre atteinte à la protection de renseignements personnels) touche les renseignements dont BatiCore est responsable — ceux de ses propres clients —, BatiCore prend les mesures raisonnables pour réduire le risque, l'inscrit à son registre des incidents et, si le risque de préjudice est sérieux, avise avec diligence la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées. S'il touche les renseignements que vous nous confiez au sujet de vos clients, de vos employés ou de vos sous-traitants, BatiCore vous en avise sans délai, à l'adresse principale de votre compte, et vous fournit ce qu'il faut pour évaluer le risque, tenir votre propre registre et, s'il y a lieu, aviser la Commission et les personnes concernées. Vous vous engagez à nous aviser sans délai si vous soupçonnez une compromission de vos identifiants ou de votre appareil.

11. Accès du personnel à vos données

Vos données sont isolées par locataire (tenantId). Le personnel de BatiCore n'a pas d'accès de routine au contenu de votre compte.

• L'accès administratif est limité aux cas nécessaires : support et dépannage à votre demande, maintenance, enquête de sécurité ou obligation légale.
• Lorsque c'est possible, nous demandons votre autorisation avant d'accéder à votre espace à des fins de support.
• Tout accès administratif et toute action sensible sont journalisés (piste d'audit inviolable).
• Un tableau de bord interne d'indicateurs d'affaires agrégés est réservé au fondateur et n'expose aucun renseignement personnel de vos clients.
• Nous ne modifions jamais vos données sans nécessité (support demandé ou incident), et toujours avec journalisation.

12. Divulgation exigée par la loi

BatiCore peut être tenue de divulguer des renseignements personnels à une autorité gouvernementale ou judiciaire sur réception d'une demande légale valide (ordonnance d'un tribunal, mandat, assignation). Le cas échéant, nous nous limitons aux renseignements strictement exigés et, lorsque la loi le permet, nous vous en informons.

13. Responsabilités du client

En tant que responsable des données que vous téléversez, vous vous engagez à :

• Disposer du droit de recueillir et de téléverser les renseignements de vos clients, de vos travailleurs et de vos sous-traitants, les informer que ces renseignements sont confiés à un fournisseur de services, et obtenir les consentements requis.
• Numéro d'assurance sociale (NAS) : il est facultatif dans BatiCore et ne sert qu'à préparer les documents de paie qui l'exigent : bulletins de paie (conventions collectives de la construction), feuillets fiscaux (T4, Relevé 1) et relevé d'emploi. Vous le recueillez en vertu de vos obligations fiscales d'employeur ; BatiCore le conserve chiffré, pour vous.
• Coordonnées bancaires des employés : servent uniquement à préparer le fichier de dépôt direct, pour les employés dont vous avez inscrit l'accord (date exigée). Elles ne sont jamais réaffichées en entier. BatiCore ne verse rien : vous téléversez vous-même le fichier à votre banque.
• Si vous montrez des plans ou des documents à vos sous-traitants : informer vos clients, dans votre soumission ou votre contrat, que leurs coordonnées et l'adresse des travaux peuvent être communiquées aux sous-traitants qui exécutent les travaux, et prévoir dans vos contrats de sous-traitance qu'ils protègent ces renseignements et ne les utilisent que pour ces travaux.
• Gérer les accès de vos utilisateurs et leurs rôles (permissions) au sein de votre compte.
• Utiliser BatiCore conformément aux lois applicables et à nos conditions d'utilisation.
• Ne téléverser aucun renseignement sensible non nécessaire à votre usage de la plateforme.

15. Décisions automatisées

BatiCore utilise des algorithmes qui peuvent avoir un impact sur vous. Aucune de ces analyses ne produit d'effet juridique par un traitement exclusivement automatisé : ce sont des propositions de calcul qui requièrent une validation humaine par l'administrateur du compte avant tout traitement officiel.

• Génération IA de soumissions (Claude / Anthropic) — suggestif uniquement, vous conservez le contrôle final
• Score CRM et alertes Copilote — aucun impact contractuel, à titre informatif
• Score santé projet — indicateur de suivi, décision humaine requise
• Calcul des heures et de la paie CCQ — calcul INDICATIF basé sur les règles CCQ : BatiCore prépare la paie, il ne la traite pas. Une validation humaine par l'administrateur est requise avant tout versement ou toute transmission officielle.

Pour contester un calcul automatisé : privacy@baticore.ca

16. Communications, mineurs et divers

• Communications : BatiCore n'envoie que des courriels transactionnels (compte, soumissions, notifications). Aucune infolettre marketing sans votre consentement — vous pouvez vous désabonner en tout temps.
• Mineurs : la plateforme s'adresse à des professionnels ; nous ne collectons pas sciemment de renseignements concernant des mineurs.
• Limites d'Internet : malgré nos mesures, aucune transmission sur Internet n'est sécurisée à 100 % ; protégez vos identifiants et votre appareil.
• Modifications : en cas de changement important, nous mettrons à jour la date en haut de cette page et vous en aviserons par un avis dans l'application ou par courriel.

17. Plainte

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).